Archiviare digitalmente dei documenti mantenendo l’originale cartaceo

L’attività commerciale ed amministrativa delle piccole, medie e grandi aziende ha assunto, negli ultimi anni, un’importanza rilevante; sono settori determinanti ed essenziali per una buona condotta e un buon sviluppo dell’azienda stessa. Per garantire risultati tangibili e un’ottima organizzazione, l’attività commerciale ha visto la conservazione sostitutiva dei documenti essere affiancata dall’archiviazione digitale. L’archiviazione digitale dei documenti altro non è che un processo di memorizzazione di documenti informatici e digitale che viene effettuato su un idoneo supporto. Questi documenti vengono identificati attraverso un codice di riferimento oppure chiavi di ricerca che sono interne all’azienda. Tale organizzazione dei documenti permette al reparto commerciale ed amministrativo di consultare più facilmente e più velocemente tutti i documenti, anche con più sicurezza; l’organizzazione digitale così come descritta è un modo per ottimizzare tutti i processi produttivi. Le modalità con le quali il processo di archiviazione digitale dei documenti viene effettuato sono sottoposte alla Deliberazione Cnipa n.11/2004 che asserisce alla non  deteriorabile dei documenti e quindi alla loro disponibilità nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. Questo comporta che, per adesso, le aziende che usufruiscono del “servizio” offerto dai software di archiviazione digitale hanno l’obbligo di mantenere i documenti originali cartacei; è lo stesso Ministero dell'Economia e delle Finanze che prevede il mantenimento dei documenti fiscali su supporto cartaceo e l’acquisizione del cartaceo su supporti sottoforma di immagini.

Oggi nella rete web è possibile scaricare gratuitamente oppure acquistare con licenza anche software di conservazione sostitutiva oltre che quelli di archiviazione digitale.